Piemēram, viena no jomām, par kuru vērts padomāt vadītājiem, ir piegādātāju rēķinu saņemšana un apstrāde. Daudzas iestādes mēnesī saņem tūkstošiem rēķinu no piegādātājiem un to administrēšanai patērē ievērojamus resursus.
Pētījumi rāda, ka viena rēķina apstrādei tradicionālā veidā tiek tērētas vidēji 26 minūtes darbinieku laika, kas naudas ekvivalentā ir Ls 3-5. Tātad 1000 rēķinu apstrāde uzņēmumam izmaksā 3000-5000 latu. Viena rēķina apstrāde e-vidē aizņem tikai piecas minūtes. Viegli izrēķināt, ka šī procesa efektivitāti iespējams celt pat par 80%.
Jebkuras iestādes, organizācijas vai uzņēmuma vadītājam šodien jābūt mūsdienīgi domājošam un informētam, kuros procesos nepieciešams roku darbs un kurus iespējams pārnest uz e-vidi, lai darbinieki šajā laikā varētu veikt pienākumus ar lielāku pievienoto vērtību.
Valdībā arvien skaļāk izskan aicinājumi pāriet uz e-risinājumiem un e-komunikāciju, kas veicina pārskatāmību dokumentu saimniecībā. Tas palīdzētu gan sakārtot iekšējos procesus, gan celt klientu apkalpošanas ātrumu un kvalitāti. Laikā, kad publiskajā sektorā regulāri izskan ziņas par korupcijas gadījumiem un nav pārliecības par procesu caurspīdību, nenoliedzami būtiska e-vides priekšrocība ir arī uzlabotas kontroles iespējas. Igaunijas Ieņēmumu dienestam, piemēram, ir tiešsaistes pieslēgums uzņēmumu elektroniskajām rēķinu apstrādes un aprites sistēmām, kas dod iespēju kontroli veikt attālināti. Tas ietaupa dienesta resursus, un zūd nepieciešamība traucēt uzņēmumu darbiniekus viņu darba laikā.
Dokumentu digitalizēšana un pakāpeniska pāreja uz elektronisku dokumentu apriti nodrošina iespējas samazināt to saņemšanas, apstrādes, uzglabāšanas un sūtīšanas izmaksas desmitiem reižu, atbrīvojot līdzekļus citām nozīmīgām jomām. Papildu ieguvumi ir iekšējo procesu sakārtošana un dokumentu pazušanas risku samazināšana. Turklāt darbinieki nav spiesti strādāt virsstundas, un tas palielina viņu veiksmīgu sadarbību ar darba devēju.
Valsts un pašvaldību iestādes ir viens no lielākajiem preču un pakalpojumu iepircējiem, tāpēc tās varētu kļūt par e-risinājumu ieviešanas veicinātājiem. Pozitīvs piemērs ir Rīgas dome, kas aicina savus piegādātājus nosūtīt rēķinus elektroniski, veic rēķinu apstrādi un apstiprināšanu tikai elektroniskajā vidē un automātiski importē to datus finanšu sistēmā. Šādu risinājumu ieviešana arī uzņēmumus mudina pāriet uz modernākiem datu apmaiņas risinājumiem.
Jebkuras pārmaiņas prasa laiku, un arī pāreja no papīra uz elektroniskajiem dokumentiem nenotiek vienā dienā. Pārejai uz finanšu dokumentu apriti e-formā jāstrādā visos līmeņos vienlaikus, gan uzstādot valsts līmeņa mērķi neefektīvu procesu izskaušanai, gan radot izpratni iestāžu vadītājos par radītajiem ieguvumiem, gan arī nodrošinot nepieciešamās prasmes e-risinājumu izmantošanai. XXI gadsimtā kvalificētiem darbiniekiem vairs nav jānodarbojas ar rutīnas lietām, bet pilnībā jāizmanto profesionālais potenciāls. Nevajag likt grāmatvedim veikt mašīnrakstītājas darbu!
*Itella Information valdes priekšsēdētājs